Vorlage - VO/2018/348/10GV  

Sachverhalt:

Durch anstehende Veränderungen in nachfolgend aufgeführten Themenbereichen, werden auch Regelungen in der Hauptsatzung neu zu treffen sein.

1. Werkleitung der Gemeindewerke Trappenkamp (GWT)

Die Werkleitung der Gemeindewerke Trappenkamp (GWT) obliegt derzeit dem Gemeindedezernenten/der Gemeindedezernentin (GD); vgl. § 4 Abs. 2 der Hauptsatzung der Gemeinde Trappenkamp i.V.m. § 4 Abs. 1 der Betriebssatzung für die GWT.

Das Amt des GD endet allerdings zum 31.12.2018. Die Funktion des GD ist durch den Gesetzgeber in der Gemeindeordnung gestrichen worden. Eine Weiterführung ist somit nicht möglich.

Möglich wäre es bspw., die Stelle der Werkleitung künftig direkt in den Stellenplan bei den GWT aufzunehmen (als Beamten- oder Beschäftigtenstelle). Sobald die Stelle im Stellenplan der GWT abgebildet ist, kann ein Stellenbesetzungsverfahren durchgeführt werden.

Die Bestellung zur Werkleitung wird dann durch einen von der Gemeindevertretung gefassten Mehrheitsbeschluss (keine Wahl !) gefasst.

Die Funktion der Werkleitung dem ehrenamtlich tätigen Bürgermeister zu übertragen, ist rechtlich nicht möglich.

    Es muss daher überlegt werden, welche Regelung zur Übertragung der Funktion der Werkleitung ab dem 01.01.2019 getroffen werden soll.

In dieser Folge wäre - neben dem Stellenplan - die Hauptsatzung der Gemeinde wie auch die Betriebssatzung der GWT entsprechend anzupassen.

2. digitale Gremienarbeit

Allgemeines

Bereits in der Vergangenheit hat sich die Gemeinde für die Beschaffung von Tablets für Gremienmitglieder (Gemeindevertreter/innen; bürgerliche Ausschussmitglieder) ausgesprochen. Die Gremienmitglieder wurden daraufhin mit entsprechenden Geräten ausgestattet. Für die nach der Kommunalwahl neu hinzugekommenden Mitglieder ist eine ebensolche technische Ausstattung vorgesehen.

Andiskutiert wurde seinerzeit auch ein digitaler Versand von Einladungen bzw. Beschlussvorlagen, umgesetzt wurden diese ersten Ideen jedoch bislang nicht.

Im Juli d.J. hat sich nun der Amtsausschuss mit dieser Thematik befasst, wobei hier - neben einer technischen Ausstattung - auch Überlegungen zu einem digitalen Versand von Einladungen und Beschlussvorlagen angestellt wurden. Zu der nächsten Sitzung des Amtsausschusses sollte dazu eine entsprechende Beschlussvorlage durch die Amtsverwaltung ausgearbeitet werden.

Die Vorteile einer (komplett) digitalen Gremienarbeit stellen sich dabei im Wesentlichen wie folgt dar:

- Der Einsatz der Tablet-PCs ermöglicht ein effizienteres Arbeiten mit den Dokumenten.

- Der Transport von Dokumenten in Papierform wird minimiert.

- Reduzierung der Druckkosten.

- Die Laufzeiten durch den Postversand fallen weg.

- Durch die Zugangssicherung mittels Passwort werden die heutigen Ansprüche an den Datenschutz deutlich besser umgesetzt als dieses in Papierform möglich ist.

Darüber hinaus besteht natürlich weiterhin die Möglichkeit, Unterlagen per Post zu versenden, sofern der Einzelfall es erfordert, z.B. ein Entwurf des Haushaltsplans.

    Da die Gemeinde Trappenkamp ihre Gremienmitglieder bereits mit ensprechenden Geräten (Tablets) ausgestattet hat, wäre zum jetzigen Zeitpunkt zu überlegen, ob nicht zusätzlich auf einen digitalen Versand umgestiegen werden soll.

In der Folge wäre auch die Hauptsatzung bzw. Geschäftsordnung entsprechend anzupassen.

Der Vollständigkeit halber dazu ergänzende Informationen:

Endgeräte

Die Mitglieder der Gemeindevertretung wie auch die bürgerlichen Ausschussmitglieder sind in der Vergangenheit bereits mit Endgeräten (Tablets) ausgestattet worden; auch die nach der letzten Kommunalwahl neu hinzugekommenen Mitglieder sollen entsprechende Endgeräte erhalten. Damit ist der erste Schritt in Richtung digitale Gremienarbeit bereits erfolgt.

Auf den Endgeräten ist (bzw. wird) die ALLRIS-App installiert. Einerseits ermöglicht die App einen Offline-Betrieb; andererseits synchronisiert sie sich bei Netzzugang mit dem ALLRIS-Server.

Das jeweilige Endgerät wird von der Gemeinde dabei leihweise zur Verfügung gestellt und wird nach Ende der Wahlzeit zurück gegeben.

Informations- und Schulungsbedarfe

Für einen Informations- und Schulungsbedarf im Umgang mit den Geräten bzw. der ALLRIS-Software ist die Amtsverwaltung bereit, Schulungen mit der ALLRIS-App anzubieten.

Für kurzfristige Rückfragen stünden darüber hinaus auch die Mitarbeiter/innen, insbesondere die Mitarbeiter aus der IT-Abteilung, zur Verfügung.

Nutzung anderer (privater) Endgeräte

Die Nutzung privater Endgeräte für die digitale Gremienarbeit wäre darüber hinaus unter folgenden Voraussetzungen möglich:

-          Der Mandatsträger / die Mandatsträgerin ist persönlich für die Einhaltung der Zugangssicherung (z.B. Passwortschutz), Datensicherheit (z.B. Verschlüsselung) und des Datenschutzes (Verarbeitung der Daten) auf den privaten Endgeräten verantwortlich.

Das schließt auch die endgültige Löschung der Daten gemäß den Vorgaben des Datenschutzrechts nach der Amtszeit mit ein.

-          Das Amt Bornhöved und die Gemeinde schließen jegliche Haftung bei Fehlbedienung, Fahrlässigkeit und Missbrauch aus.

-          Die technische Wartung und Konfiguration der Geräte und der installieren Applikationen obliegt ausschließlich dem Mandatsträger / der Mandatsträgerin oder dem Eigentümer / der Eigentümerin.

Das Amt Bornhöved und die Gemeinde können bei privaten Endgeräten keinen Support anbieten.

-          Das Risiko technischer Defekte oder Beschädigungen am Endgerät während der dienstlichen Tätigkeit trägt der Mandatsträger / die Mandatsträgerin.

Das Amt Bornhöved und die Gemeinde übernehmen bei Schäden keinerlei Haftung.

Im Zuge der Einführung ist, unabhängig von der Nutzung zur Verfügung gestellter oder privater Geräte, von der Mandatsträgerin / dem Mandatsträger eine Erklärung zur Einhaltung der Datenschutz- und -sicherheitsmaßnahmen sowie zum Umgang mit zur Verfügung gestellten Geräten abzugeben. Der entsprechende Vordruck wird durch die Verwaltung erstellt.

3. verfahrensleitende Beschlüsse für die Bauleitplanung

Zur Beschleunigung von Bauleitplanverfahren wird empfohlen, in der Hauptsatzung festzulegen, dass der gemeindliche Bauausschuss über die verfahrensleitenden Beschlüsse künftig selbst entscheidet.

Hiervon ausgenommen sind der abschließende Beschluss (bei Flächennutzungsplänen) und der Satzungsbeschluss (bei Bebauungsplänen); diese sind der Gemeindevertretung vorbehalten und nicht übertragbar.

    Die Gemeindevertretung möge beraten, ob eine entsprechende Hauptsatzungregelung getroffen bzw. durch die Amtsverwaltung vorbereitet werden soll.

Finanzielle Auswirkungen:

Beschlussvorschlag:

zu 1. // Werkleitung der Gemeindewerke Trappenkamp (GWT)

- ein Beschlussvorschlag wird verwaltungsseitig nicht erteilt -

zu 2. // digitale Gremienarbeit

Die Gemeinde beschließt die Einführung der digitalen Gremienarbeit. Eine entsprechende Satzungsänderung bzw. Änderung der Geschäftsordnung sind auszuarbeiten.

zu 3. // verfahrensleitende Beschlüsse für die Bauleitplanung

Die Gemeinde spricht sich für die Übertragung der Entscheidung verfahrensleitender Beschlüsse auf den gemeindlichen Bauausschuss aus. Die Amtsverwaltung wird beauftragt, einen entsprechenden Beschlussvorschlag zur Änderung der Hauptsatzung auszuarbeiten.

Anlage/n: